QUY CHẾ THU, CHI TÀI CHÍNH CỦA BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ TÒA NHÀ THE TERRA – AN HƯNG
- Căn cứ Luật Nhà ở số 65/2014/QH13 ban hành ngày 25/11/2014;
- Căn cứ Thông tư 02/2016/TT-BXD ngày 15/2/2016 ban hành Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư;
- Căn cứ Thông tư 06/2019/TT-BXD ngày 31/10/2019 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của các thông tư liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư;
- Căn cứ theo các văn bản pháp luật khác có liên quan.
1. Quy chế thu, chi tài chính của Ban Quản Trị Tòa nhà The Terra – An Hưng (sau đây gọi là “Quy Chế”) quy định về việc quản lý thu, chi tài chính của Ban Quản Trị (sau đây gọi là “Ban Quản Trị” hoặc “BQT”) Tòa nhà The Terra – An Hưng, Khu đô thị mới An Hưng, phường La Khê và Dương Nội, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội (sau đây gọi là “Tòa nhà”).
2. Các thành viên trong Ban Quản Trị, các tổ chức và cá nhân có liên quan trong giao dịch, làm việc với Ban Quản Trị chịu sự điều chỉnh của Quy Chế này.
Việc ban hành Quy Chế này nhằm đảm bảo tính công khai, minh bạch hiệu quả và tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành trong công tác thu, chi tài chính của Ban Quản Trị Tòa nhà.
1. Quy Chế này điều chỉnh các hoạt động thu, chi tài chính liên quan đến các Quỹ do BQT là đại diện cư dân quản lý, điều hành. Quy Chế này do HNNCC (“HNNCC”) thông qua, bảo đảm công khai, minh bạch, chống thất thoát, tuân thủ quy định của Luật nhà ở 65/2014 và Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư tại Thông tư 02/2016/TT-BXD , các quy định của pháp luật khác có liên quan.
2. Các khoản đóng góp của các chủ sở hữu, người sử dụng (sau đây có thể được gọi chung là “Cư dân” hoặc “Chủ sở hữu”) tại Tòa nhà (như kinh phí bảo trì, kinh phí quản lý, vận hành) phải được nộp vào các quỹ do Ban Quản Trị quản lý, sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, hợp pháp nhằm đảm bảo cho cho Tòa nhà luôn được vận hành bình thường, nâng cao chất lượng sống và vì quyền lợi của chủ sở hữu/người sử dụng tại Tòa nhà.
3. Các khoản thu, chi phải có hoá đơn chứng từ đầy đủ, hợp pháp theo quy định.
4. Các khoản kinh phí quản lý vận hành của Tòa nhà được thực hiện theo nguyên tắc tự trang trải, đủ bù đắp chi phí.
1. Đối với các khoản kinh phí bảo trì phần sở hữu chung:
a) Ban Quản Trị có trách nhiệm lập hai (02) tài khoản tiền gửi riêng biệt, có kỳ hạn tại một trong các ngân hàng có uy tín (thuộc top 5 ngân hàng lớn nhất tại Việt Nam): một (01) tài khoản để thu và quản lý phần kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của khu căn hộ Tòa nhà (sau đây gọi là “Tài khoản bảo trì A”), một (01) tài khoản để thu và quản lý phần kinh phí bảo trì phần sở hữu chung Tòa nhà (sau đây gọi là “Tài khoản bảo trì B”).
b) Tiền từ Tài khoản bảo trì A chỉ được chuyển sang tài khoản thanh toán phí bảo trì phần sở hữu chung của khu căn hộ Tòa Nhà (sau đây gọi là “Tài khoản bảo trì A1”) cho mục đích thanh toán hoặc tài khoản gửi tiết kiệm, không được đến bất cứ tài khoản nào khác. Khoản tiền chuyển từ Tài khoản bảo trì A sang Tài khoản bảo trì A1 được thực hiện hằng năm dựa trên kế hoạch bảo trì của năm kế tiếp, đều phải được thông qua tại HNNCC và có nghị quyết của Ban Quản Trị thông qua với tỷ lệ 75% thành viên Ban Quản Trị đồng ý, trừ trường hợp có thành viên vắng mặt vì lý do bất khả kháng.
c) Tiền từ Tài khoản bảo trì B chỉ được chuyển sang tài khoản thanh toán phí bảo trì phần sở hữu chung của Tòa Nhà (sau đây gọi là “Tài khoản bảo trì B1”) cho mục đích thanh toán hoặc tài khoản gửi tiết kiệm, không được đến bất cứ tài khoản nào khác. Khoản tiền chuyển từ Tài khoản bảo trì B sang Tài khoản bảo trì B1 được thực hiện hằng năm dựa trên kế hoạch bảo trì của năm kế tiếp, đều phải được thông qua tại HNNCC và có nghị quyết của Ban Quản Trị thông qua với tỷ lệ 75% thành viên Ban Quản Trị đồng ý, trừ trường hợp có thành viên vắng mặt vì lý do bất khả kháng.
d) Số tiền còn lại ở Tài khoản bảo trì A và ở Tài khoản bảo trì B sau khi chuyển kinh phí bảo trì hàng năm tương ứng sang Tài khoản bảo trì A1 và Tài khoản bảo trì B1 sẽ được gửi tiết kiệm với tỉ lệ 90% với thời hạn tối thiểu 12 tháng tại 3 ngân hàng khác nhau và 10% với thời hạn 3 tháng. Việc lựa chọn ngân hàng để gửi tiết kiệm phải được chọn thầu công khai giữa các ngân hàng thương mại lớn thuộc top 5 ngân hàng uy tín hàng đầu Việt Nam để tránh rủi ro, danh sách các ngân hàng được thông báo tại HNNCC. Lãi suất phát sinh trong mỗi kỳ do gửi tiền kinh phí bảo trì tại hoặc phát sinh từ tài khoản nào thì được bổ sung tương ứng vào tài khoản đó.
e) Chủ tài khoản đối với các tài khoản trên sẽ theo quy định tại Khoản 4 Điều 4 của Quy Chế này.
2. Đối với khoản kinh phí quản lý vận hành chung cư:
a) Ban Quản Trị có trách nhiệm lập một (01) tài khoản tiền gửi thanh toán tại một trong các ngân hàng được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam (sau đây gọi là “Tài khoản C”) để quản lý khoản kinh phí này.
b) Chủ các tài khoản này sẽ theo quy định tại Khoản 4 Điều 4 của Quy Chế này.
c) Kỳ hạn tiền gửi đối với kinh phí quản lý vận hành chung cư sẽ do Ban Quản Trị quyết định trên nguyên tắc an toàn, bảo toàn vốn đối với kinh phí quản lý vận hành Tòa nhà và đạt hiệu quả sinh lời tối ưu nhất.
3. Các hợp đồng tiền gửi tiết kiệm với ngân hàng sẽ do các đồng chủ tài khoản của mỗi loại kinh phí đó ký sau khi được tất cả các thành viên Ban Quản Trị thông qua.
4. Chủ tài khoản của các Tài khoản quản lý các quỹ:
Trưởng BQT cùng với ít nhất 01 (một) Phó BQT, 01 (một) đại diện chủ sở hữu diện tích khác (của Chủ Đầu Tư) và 01 (một) thành viên do BQT chỉ định là đồng đại diện chủ sở hữu tài khoản Quỹ bảo trì, Quỹ Quản lý vận hành và các Quỹ khác của Tòa Nhà. Trong số những đại diện chủ sở hữu tài khoản này, phải có thành viên BQT là cư dân tại 03 tháp khác nhau (Tháp V1, Tháp V2 và Tháp V3) của Tòa Nhà. Việc quản lý, theo dõi số dư tài khoản Quỹ bảo trì, Quỹ Quản lý vận hành và các Quỹ khác phải tuân theo Quy Chế này và quy chế khác (nếu có) được HNNCC thông qua.
5. Ban Quản Trị xác nhận rằng tất cả các tài khoản đồng sở hữu này không thuộc sở hữu riêng của bất kỳ thành viên Ban Quản Trị nào, trong mọi trường hợp. Các cá nhân liên quan có trách nhiệm thực hiện các thủ tục thay đổi chủ tài khoản theo đúng quy định ngay khi có sự thay đổi Trưởng Ban và/hoặc Phó Ban Quản Trị và/hoặc thành viên Ban Quản Trị khác mà đứng tên đồng chủ tài khoản và chịu trách nhiệm trước cư dân, trước pháp luật về việc đứng tên chủ tài khoản quản lý, sử dụng quỹ bảo trì, đảm bảo tuân thủ nội quy, quy chế được HNNCC thông qua và quy định pháp luật.
6. Đăng ký tin nhắn thông báo số dư của tất cả các tài khoản quỹ cho ít 03 cư dân đại diện (người mà không thuộc Ban Quản Trị, và mỗi cư dân thuộc mỗi Tháp V1, Tháp V2, Tháp V3 riêng biệt của Tòa nhà) để hỗ trợ công tác giám sát và công khai minh bạch việc sử dụng các Quỹ bảo trì và quản lý vận hành tại Tòa nhà.
7. Ban Quản Trị Tòa nhà thông báo tại HNNCC và/hoặc niêm yết công khai tại bảng tin cư dân thông tin về tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì và tài khoản tiền gửi kinh phí quản lý vận hành đã lập theo quy định tại Quy Chế này và không được thay đổi các tài khoản này.
1. Các thành viên Ban Quản Trị được hưởng thù lao khi thực hiện nhiệm vụ với tư cách là thành viên của Ban Quản Trị do HNNCC quyết định. Ngoài ra, các thành viên còn được chi trả các chi phí phát sinh hợp lý, hợp pháp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình theo quy định.
2. Mức thù lao, phụ cấp của các thành viên Ban Quản Trị do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp theo quyết định của HNNCC trên cơ sở tính chất, điều kiện công việc của Ban Quản Trị và điều kiện cụ thể của Tòa Nhà. Đồng thời, khuyến khích Ban Quản Trị chủ động phát triển các phương án khai thác, quản lý các tài sản, tiện ích chung góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng, tăng doanh thu cho Quỹ quản lý vận hành chung của Tòa Nhà.
3. Trong nhiệm kỳ đầu tiên, tổng mức thù lao, phụ cấp trách nhiệm cho Ban Quản Trị được quyền nhận không quá 35.000.000 VND (Ba mươi lăm triệu đồng)/ tháng. Các nhiệm kỳ tiếp theo sẽ theo phê duyệt của HNNCC thường niên. Các thành viên Ban Quản Trị, dựa theo tính chất công việc, khả năng tham gia đóng góp của mỗi thành viên Ban Quản Trị để quyết định mức thù lao, phụ cấp trách nhiệm cụ thể của từng thành viên Ban Quản Trị, với mức thù lao từ 2.000.000 VND/người/ tháng đến 6.000.000 VND/ người/ tháng. Việc xem xét, điều chỉnh mức thù lao của thành viên Ban Quản Trị (nếu có) sẽ do HNNCC quyết định định kỳ ba (03) năm/lần.
4. Thù lao cho kế toán, thư ký (nếu có) sẽ được quyết định tại HNNCC.
5. Thù lao, phụ cấp trách nhiệm của BQT do đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành Tòa Nhà trích từ phí quản lý, phí dịch vụ (mà chủ sở hữu, chủ sử dụng đã đóng cho đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành) để chi trả. Việc chi trả được thực hiện trong khoảng từ ngày 5 đến ngày 10 hàng tháng và là một khoản chi quản lý, vận hành tại Tòa nhà.
6. Ban Quản Trị Tòa nhà có kinh phí hoạt động (chi phí văn phòng phẩm, tổ chức họp Ban Quản Trị, …) do chủ sở hữu/người sử dụng tại Tòa nhà đóng góp thông qua việc trích từ kinh phí quản lý vận hành Tòa nhà hàng tháng. Toàn bộ kinh phí hoạt động của Ban Quản Trị và thù lao cho kế toán, thư ký (nếu có) sẽ được hạch toán vào các khoản chi quản lý, vận hành trên cơ sở chi phí thực tế phát sinh đúng mục đích, hợp lý và có hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật và phải báo cáo việc thu, chi tại cuộc họp HNNCC thường niên. Trường hợp có bất kỳ chi phí phát sinh nào mà Ban Quản Trị thấy cần thiết cho hoạt động của Ban Quản Trị thì Ban Quản Trị đề xuất để HNNCC quyết định.
1. Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư là kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của Tòa nhà và của khu căn hộ trong Tòa nhà nhận bàn giao từ Chủ Đầu tư và do Ban Quản Trị quản lý, sử dụng và/hoặc ủy quyền cho đơn vị quản lý vận hành sử dụng theo quy định pháp luật và quy định tại Quy Chế này. Ban Quản Trị chỉ được thực hiện thu thêm kinh phí bảo trì phần sở hữu chung từ các chủ sở hữu căn hộ, chủ sở hữu khu thương mại, dịch vụ trong trường hợp quỹ bảo trì phần sở hữu chung do Chủ đầu tư bàn giao cho Ban Quản Trị quản lý, sử dụng chỉ còn 100.000.000 VND / 01 tài khoản. Ban Quản Trị có trách nhiệm làm thủ tục quyết toán kinh phí này và báo cáo trước HNNCC.
2. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp theo định kỳ hàng tháng, trên cơ sở hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư giữa Ban Quản Trị với Đơn vị quản lý vận hành để thực hiện các công tác quản lý vận hành bình thường của chung cư, đồng thời tuân theo quy định sau:
a) Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được xác định theo quy định tại Điều 106 của Luật Nhà ở, được xác định bằng tiền Việt Nam đồng và tính trên mỗi m2 diện tích căn hộ (theo Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở hoặc theo Hợp đồng mua, bán căn hộ), trên cơ sở thỏa thuận với đơn vị quản lý vận hành. Khi chưa tổ chức HNNCC thì giá dịch vụ này do Chủ đầu tư quyết định, sau khi tổ chức được Hội nghị thì giá dịch vụ do HNNCC quyết định, trên cơ sở thống nhất với Đơn vị quản lý vận hành Tòa nhà.
b) Kinh phí quản lý vận hành sẽ được xem xét điều chỉnh hàng năm hoặc tùy vào tình hình quản lý, vận hành cụ thể tại Tòa nhà và phải được thông qua tại HNNCC.
3. Các khoản thu khác: Là các khoản thu phát sinh từ công tác quản lý, vận hành và từ khai thác phần sở hữu chung của Tòa nhà (Phí trông giữ xe, cho thuê quảng cáo, khoản thu từ phạt vi phạm tại Tòa nhà,…). Khoản kinh phí này sẽ được bổ sung vào kinh phí quản lý vận hành Tòa nhà để giảm trừ khoản đóng góp của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư (nếu có).
4. Ban Quản Trị ủy quyền cho Đơn vị vận hành tại Tòa nhà thực hiện việc thu kinh phí quản lý vận hành hàng tháng tại Tòa nhà và các khoản thu khác phát sinh trong quá trình quản lý, vận hành bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản kinh phí vận hành. Trường hợp có chủ sở hữu/cư dân nộp bằng tiền mặt, định kỳ một (01) tuần/lần hoặc nếu số tiền thu lũy kế đến hết ngày quá 50.000.000 VND thì Đơn vị quản lý vận hành nộp tiền thu được vào tài khoản kinh phí vận hành, đồng thời tuân theo quy định sau:
a) Định kỳ đầu mỗi tháng, Đơn vị quản lý vận hành sẽ niêm yết thông báo về việc đóng phí quản lý của tháng mới và thông tin tất cả các khoản thu tại bảng tin tại khu vực quy định và qua các kênh thông tin phù hợp khác vào ngày 05 hàng tháng. Trong vòng 07 (bảy) ngày đầu tiên kể từ ngày nhận thông báo, người sở hữu hoặc người sử dụng căn hộ/diện tích khác tại Tòa nhà có trách nhiệm liên hệ với Đơn vị quản lý vận hành để nộp phí quản lý vận hành của tháng đó. Từ ngày thứ 8, Đơn vị quản lý vận hành sẽ có thông báo nhắc nhở các người sở hữu hoặc người sử dụng căn hộ/diện tích khác tại Tòa nhà về việc chậm nộp phí quản lý để các đối tượng trên chú ý đóng kịp hạn và thông báo sẽ dừng cung cấp dịch vụ trong vòng 3 ngày tới. Từ ngày thứ 11 kể từ khi nhận thông báo đóng phí đầu tiên của tháng mới, nếu người sở hữu/người sử dụng nào không đóng kinh phí quản lý, thì Đơn vị quản lý vận hành có thể thực hiện ngay việc tạm ngừng cung cấp dịch vụ đối với căn hộ/diện tích đó, đồng thời còn phải thu thêm tiền lãi quá hạn đối với số tiền chậm trả tính trên số ngày chậm trả.
b) Ngày thực tế chậm thanh toán (theo mức lãi suất bằng 1,5 lần lãi suất cho vay của ngân hàng mà Ban Quản Trị Tòa nhà mở tài khoản tiền gửi tại thời điểm vi phạm) cho đến khi người sở hữu hoặc người sử dụng căn hộ chung cư đó thực hiện đầy đủ việc thanh toán.
5. Việc quản lý, sử dụng các khoản thu này do Ban Quản Trị quyết định và/hoặc ủy quyền cho đơn vị quản lý vận hành sử dụng trên cơ sở quy định pháp luật và quy định của Quy Chế này. Ban Quản Trị đánh giá, báo cáo việc quản lý vận hành và rà soát quyết toán thu chi theo tháng của Đơn vị quản lý, vận hành.
1. Việc bảo trì phần sở hữu chung Tòa nhà và của khu căn hộ được thực hiện theo kế hoạch bảo trì đã được HNNCC thông qua và quy trình bảo trì đã được lập, trừ trường hợp có hư hỏng đột xuất do thiên tai, hỏa hoạn gây ra. Ban Quản Trị chỉ được sử dụng nguồn kinh phí bảo trì để thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của Tòa nhà và khu căn hộ ở. Kinh phí bảo trì được dùng để thanh toán các chi phí bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa đột xuất, lắp đặt, xây mới các công trình hạ tầng kỹ thuật hoặc các công việc bảo dưỡng, sửa chữa khác, nhằm phục vụ cho các lợi ích chung của cư dân và các chủ sở hữu khác trong Tòa nhà. Các hạng mục được sử dụng kinh phí bảo trì để thực hiện:
a) Bảo trì các kết cấu, hạng mục và các phần diện tích thuộc sở hữu chung bao gồm: Phần diện tích còn lại của nhà chung cư ngoài phần diện tích thuộc sở hữu riêng; không gian và hệ thống kết cấu chịu lực, trang thiết bị kỹ thuật dùng chung trong nhà chung cư bao gồm khung, cột, tường chịu lực, tường bao ngôi nhà, tường phân chia các căn hộ, sàn, mái, sân thượng, hành lang, cầu thang bộ, thang máy, đường thoát hiểm, lồng xả rác, hộp kỹ thuật, hệ thống cấp điện, cấp nước, hệ thống thông tin liên lạc, phát thanh, truyền hình, thoát nước, bể xử lý nước thải, bể phốt, thu lôi, cứu hỏa và các phần khác không thuộc phần sở hữu riêng của chỉ sở hữu nhà chung cư;
b) Bảo trì hệ thống hạ tầng kỹ thuật bên ngoài kết nối với nhà chung cư và các công trình công cộng trong khu vực nhà chung cư nhưng không thuộc diện đầu tư xây dựng để kinh doanh theo nội dung dự án đã được duyệt bao gồm: sân chung, vườn hoa, công viên. . .
c) Xử lý nước thải ứ nghẹt, hút bể phốt định kỳ; cấy vi sinh cho hệ thống nước thải của nhà chung cư;
d) Các hạng mục khác trong nhà chung cư thuộc quyền sở hữu chung theo quy định pháp luật.
2. Tất cả các khoản thanh toán cho công việc/dịch vụ bảo trì tại Tòa nhà đều được thực hiện bằng hình thức chuyển khoản trừ các công việc bảo trì có giá trị hợp đồng nhỏ dưới 5.000.000 VND (bằng chữ: Năm triệu đồng) mà khẩn cấp và/hoặc việc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản là không khả thi.
3. Trong trường hợp phát sinh công việc bảo trì đột xuất mà Quỹ tiền mặt của kinh phí bảo trì không còn, thì Ban Quản Trị có thể tạm thời sử dụng kinh phí quản lý vận hành chung cư và cuối mỗi tháng Ban Quản Trị sẽ quyết toán hoàn lại khoản tiền này vào tài khoản kinh phí quản lý vận hành chung cư. Tổng phát sinh trong tháng không được vượt quá 5.000.000 VND (bằng chữ: Năm triệu đồng).
4. Trường hợp phát sinh các công việc bảo trì cấp bách và/hoặc bất khả kháng do thiên tai, hỏa hoạn, cháy nổ, để đảm bảo sự an toàn và ổn định của cư dân, Ban Quản Trị được quyền quyết định sử dụng kinh phí bảo trì trong tài khoản và kinh phí bảo trì đã gửi tiết kiệm để sửa chữa, khắc phục sự cố ngay mà không phải họp HNNCC để xin ý kiến. Tuy nhiên, việc lựa chọn đơn vị thi công, cung cấp dịch vụ hàng hóa vẫn phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, hiệu quả. Việc quyết định chi trong trường hợp này không được vượt quá số dư tài khoản kinh phí bảo trì và kinh phí bảo trì gửi tiết kiệm và phải có đầy đủ bằng chứng chứng minh công việc bảo trì cấp bách đó. Đồng thời, Ban Quản Trị phải thông báo ngay cho chủ sở hữu và có trách nhiệm niêm yết công khai trên bản tin và các kênh thông tin hợp lí khác để chủ sở hữu được biết và phải báo cáo HNNCC Tòa nhà trong cuộc họp gần nhất về việc bảo trì đột xuất này.
5. Trường hợp Tòa nhà phải phá dỡ mà kinh phí bảo trì chưa sử dụng hết thì được sử dụng để hỗ trợ tái định cư hoặc đưa vào quỹ bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư mới sau khi được xây dựng lại hoặc một hình thức sử dụng khác được HNNCC thông qua phù hợp với quy định pháp luật.
1. Căn cứ kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung Tòa nhà đã được HNNCC thông qua, nhà thầu và đơn vị quản lý vận hành lập đề nghị với Ban Quản Trị phê duyệt các phương án, báo giá, chào giá cạnh tranh để thực hiện công việc bảo trì theo quy định hình thức lựa chọn nhà cung cấp tại Điều 14 của Quy Chế này, đồng thời tuân theo quy định sau:
a) Đối với các hạng mục bảo trì có chi phí từ 50.000.000 VND (bằng chữ: Năm mươi triệu đồng) trở lên Ban Quản Trị phải thực hiện lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ/hàng hóa thông qua hình thức chào giá cạnh tranh theo quy định tại Điều 14 của Quy Chế này.
b) Đối với các hạng mục bảo trì có chi phí từ 20.000.000 VND (bằng chữ: Hai mươi triệu đồng) đến dưới 50.000.000 VNĐ (bằng chữ: Năm mươi triệu đồng) Ban Quản Trị phải thực hiện lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ/hàng hóa thông qua hình thức chào giá cạnh tranh rút gọn theo quy định tại Điều 14 của Quy Chế này.
c) Đối với các hạng mục bảo trì có chi phí dưới 20.000.000 VND (bằng chữ: Hai mươi triệu đồng) thì Ban Quản Trị được tiến hành lựa chọn đơn vị cung cấp trên cơ sở mua sắm trực tiếp theo quy định tại Điều 14 của Quy Chế này.
d) Các khoản chi thuộc phạm vi của Quỹ bảo trì nhưng vượt quá 10% ngân sách hàng năm của Quỹ bảo trì, thì Ban Quản Trị phải thông báo ngay cho chủ sở hữu biết, cần được thông qua bởi phiếu lấy ý kiến của trên 50% chủ sở hữu đồng ý và báo cáo với chủ sở hữu vào kỳ HNNCC gần nhất.
e) Ban Quản Trị được phép áp dụng hình thức lựa chọn đơn vị cung cấp của khung giá trị cao hơn.
2. Việc ký hợp đồng và thanh toán cho các nhà thầu/nhà cung cấp dịch vụ theo kế hoạch bảo trì đã được HNNCC thông qua phải được 75% thành viên Ban Quản Trị đồng ý.
3. Căn cứ kế hoạch bảo trì được HNNCC Tòa nhà thông qua, các hợp đồng, thỏa thuận đã ký, công việc đã thực hiện, biên bản nghiệm thu và các tài liệu khác, các đồng chủ tài khoản kinh phí bảo trì cùng ký văn bản đề nghị thanh toán cho nhà thầu và ký các giấy tờ thanh, quyết toán cho nhà thầu bảo trì hạng mục đó.
4. Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung chỉ chấp thuận việc rút hoặc chuyển tiền qua tài khoản của đơn vị thực hiện bảo trì nhà chung cư khi có đủ các giấy tờ bao gồm:
a) Giấy rút tiền mặt hoặc uỷ nhiệm chi (chuyển khoản);
b) Biên bản cuộc họp Ban Quản Trị về nội dung sử dụng kinh phí bảo trì;
c) Kế hoạch bảo trì đã được HNNCC thông qua hàng năm, trừ trường hợp bảo trì đột xuất;
d) Hợp đồng bảo trì với cá nhân, đơn vị có năng lực bảo trì theo quy định của pháp luật;
e) Hồ sơ nghiệm thu hoàn thành công việc bảo trì; hồ sơ thanh, quyết toán kinh phí bảo trì và hoá đơn, chứng từ theo quy định (trong trường hợp công việc bảo trì đã hoàn thành và kết thúc hợp đồng bảo trì);
5. Đối với các khoản chi đột xuất của phí bảo trì phần sở hữu chung Tòa nhà, phần sở hữu chung khu căn hộ (mà không nằm trong Kế hoạch bảo trì đã được HNNCC thông qua) và không phải trường hợp khẩn cấp cần thực hiện theo quy trình sau:
a) Đối với khoản chi ≤ 50.000.000 VND (Năm mươi triệu đồng), Ban Quản Trị họp và thực hiện khi có 100% thành viên Ban Quản Trị thông qua và phải thông báo ngay cho Chủ sở hữu biết, báo cáo với Chủ sở hữu vào kỳ HNNCC gần nhất. Các khoản chi này chỉ được phát sinh tối đa 03 lần/năm. Nếu phát sinh từ lần thứ 4 trở lên, thì cần được thông qua bởi phiếu lấy ý kiến của trên 50% chủ sở hữu đồng ý.
b) Đối với khoản chi trên 50.000.000 VND (Năm mươi triệu đồng) đến dưới 100.000.000 đồng (Một trăm triệu đồng), Ban Quản Trị họp và thực hiện khi có 100% thành viên Ban Quản Trị thông qua và phải thông báo ngay cho chủ sở hữu biết, báo cáo với chủ sở hữu vào kỳ HNNCC gần nhất. Các khoản chi này chỉ được phát sinh tối đa 02 lần/năm. Nếu phát sinh từ lần thứ 3 trở lên, thì cần được thông qua bởi phiếu lấy ý kiến của trên 50% chủ sở hữu đồng ý.
c) Đối với các khoản chi trên 100.000.000 VND (Một trăm triệu đồng) và dưới 200.000.000 đồng (Hai trăm triệu đồng) cần được thông qua bởi phiếu lấy ý kiến của trên 50% chủ sở hữu đồng ý.
d) Đối với các khoản chi trên 200.000.000 VND (Hai trăm triệu đồng) cần tổ chức HNNCC, điều kiện tổ chức HNNCC khi có trên 75% chủ sở hữu tham gia và khoản chi này được thông qua nếu có trên 50% chủ sở hữu có mặt tại Hội nghị đồng ý.
6. Công việc bảo trì phải được ký hợp đồng và phải được tổ chức nghiệm thu hoàn thành công việc theo đúng quy định pháp luật về quản lý chất lượng công trình. Việc thanh, quyết toán kinh phí bảo trì được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng và phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
1. Quỹ tiền mặt tối đa Ban Quản Trị được rút để trực tiếp thanh toán cho các nhà thầu thực hiện bảo trì phần sở hữu chung Tòa nhà là 20.000.000 VND (Hai mươi triệu đồng). Ban Quản Trị ủy quyền cho Đơn vị quản lý vận hành giữ Quỹ tiền mặt của kinh phí bảo trì.
Đơn vị vận hành chỉ định nhân viên được phân công (thủ quỹ) giữ quỹ tiền mặt và thông báo cho Ban Quản Trị bằng văn bản kèm theo CMND/CCCD và mẫu chữ ký của nhân viên này. Đơn vị quản lý vận hành chịu trách nhiệm và bồi thường cho Ban Quản Trị trong trường hợp khoản tiền này bị mất vì bất cứ lý do gì.
3. Trách nhiệm của Ban Quản Trị và Đơn vị quản lý vận hành đối với Quỹ tiền mặt này:
a) Ban Quản Trị có trách nhiệm kiểm tra Quỹ tiền mặt định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất.
b) Đơn vị quản lý vận hành chịu trách nhiệm cho việc giữ Quỹ tiền mặt được ủy quyền quản lý.
c) Đơn vị quản lý vận hành có trách nhiệm yêu cầu thủ quỹ giữ quỹ tiền mặt của Quỹ bảo trì kiểm tra và đảm bảo rằng tổng tiền tồn quỹ và tiền quỹ đã chi (có chứng từ thanh toán) luôn bằng tổng quỹ tiền mặt và được theo dõi trên sổ quỹ tiền mặt.
d) Thủ quỹ có trách nhiệm tập hợp chứng từ đã thanh toán từ quỹ tiền mặt hàng tháng, lập bảng kê và xin phê duyệt của Đại diện đơn vị quản lý Tòa nhà (Giám đốc Ban Quản lý Tòa nhà) trước khi gửi Ban Quản Trị xem xét để bổ sung quỹ tiền mặt cho các khoản đã thanh toán.
1. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng Tòa nhà đóng góp theo định kỳ hàng tháng trên cơ sở mức phí vận hành được HNNCC của Tòa nhà thông qua. Kinh phí quản lý vận hành sẽ được xem xét điều chỉnh hàng năm hoặc tùy vào tình hình cụ thể, thông qua HNNCC.
2. Ban Quản Trị chỉ được sử dụng nguồn kinh phí quản lý vận hành Tòa nhà để thực hiện việc quản lý, vận hành nhà chung cư nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của Tòa nhà diễn ra bình thường, đồng thời tuân thủ quy định sau:
a) Chi quản lý vận hành nhà chung cư: Định kỳ hàng tháng Ban Quản Trị phải tổ chức đánh giá công tác quản lý vận hành Tòa nhà của Đơn vị quản lý vận hành và thực hiện rà soát Báo cáo quyết toán thu /chi của Đơn vị quản lý vận hành theo nội dung trong hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được ký kết giữa Ban Quản Trị và Đơn vị quản lý vận hành. Bao gồm: Hoạt động quản lý, tiền lương, tiền công, bảo hiểm của nhân viên hành chính, lễ tân, các kỹ thuật viên, bảo vệ, công nhân vệ sinh, người chăm sóc cây cảnh, hoạt động hành chính (văn phòng phẩm, photo, in ấn, điện nước, thông tin…; chi phí xả thải và quan trắc môi trường, chi phí thu gom, xử lý rác thải, chi phí dụng cụ, công cụ, nguyên vật liệu… phục vụ công tác vệ sinh/chăm sóc cảnh quan cây xanh; chi phí công cụ, dụng cụ, vật tư kỹ thuật … phục vụ cho công tác vận hành kỹ thuật; chi phí khấu hao thiết bị và nội thất đã ứng trước; Thuế phí nhà nước liên quan; Tiền lãi hợp lý của đơn vị quản lý; Các khoản chi khác để vận hành chung cư theo quy định của pháp luật.
b) Chi cung cấp điện, nước: Ban Quản Trị trực tiếp ký hợp đồng với nhà cung cấp điện, nước nhằm phục vụ cho khu vực công cộng và phần sở hữu chung tại Tòa nhà. Định kỳ hàng tháng, căn cứ theo hoá đơn tiền điện, nước, Ban Quản Trị tự mình hoặc ủy quyền cho Đơn vị vận hành sẽ thanh toán các khoản chi phí này cho nhà cung cấp.
c) Chi sửa chữa đơn giản theo hoặc ngoài kế hoạch cho các thiết bị tại Tòa nhà mà không liên quan đến các hạng mục bảo trì: đèn chiếu sáng hành lang, sân vườn, nhà xe; công tắc, phụ liệu, … nhưng không được vượt quá 5.000.000 VND/tháng (bằng chữ: Năm triệu đồng một tháng). Trong trường hợp các khoản chi này vượt quá mức cho phép thì sẽ sử dụng từ nguồn kinh phí bảo trì và phải có sự đồng ý của Ban Quản Trị.
d) Các khoản chi thường xuyên bắt buộc khác gồm: Mua bảo hiểm cháy nổ và bảo hiểm bắt buộc khác cho tòa nhà theo quy định của pháp luật; Chi phí điện, nước và các chi phí khác phục vụ cho hoạt động của khu vực chung; Chi phí kiểm toán; Chi phí kiểm định các hệ thống kỹ thuật tòa nhà, thiết bị gắn liền với tòa nhà; Diệt côn trùng, chi phí phun phòng dịch y tế …
e) Các khoản chi không thường xuyên: Dầu chạy máy phát điện; Vệ sinh công nghiệp mặt ngoài tòa nhà theo định kỳ hàng năm; Trồng mới, thay thế cây chết; Trang trí ngày lễ tết; Tổ chức hội họp hay các sự kiện của chung cư; Tổ chức HNNCC; Chi phí tiếp khách các đoàn công tác kiểm tra về PCCC, môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm; Chi phí tổ chức diễn tập PCCC theo quy mô lớn…
f) Kinh phí hoạt động cho Ban Quản Trị: bao gồm các chi phí hợp lý để Ban Quản Trị hoạt động và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và do chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp và được tính vào kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư.
g) Tất cả các chi phí thường xuyên, không thường xuyên và đột xuất khác liên quan đến hoạt động quản lý, vận hành tại Tòa nhà, đảm bảo hoạt động vận hành các hạng mục, tiện ích chung phục vụ cho các cư dân tại Tòa nhà.
h) Các khoản chi khác theo quy định của pháp luật: Phí an ninh quốc phòng và các khoản đóng góp do địa phương quy định, các phí dịch vụ gia tăng khác trong chung cư (nếu có).
3. Trường hợp nguồn thu từ phí dịch vụ không kịp hoặc không đủ chi cho vận hành Tòa nhà, Ban Quản Trị phải thông báo giải trình và tùy từng trường hợp có thể quyết định:
a) Yêu cầu các chủ sở hữu, người sử dụng chung cư đóng góp thêm theo diện tích sử dụng sau khi đã thông báo ngay cho chủ sở hữu biết; hoặc
b) Vay ngân hàng (trong trường hợp cấp bách) và tiền lãi sẽ được tính vào phí dịch vụ.
Để làm rõ, ngay sau đó, BQT phải lấy ý kiến của các chủ sở hữu về vấn đề đóng góp thêm kinh phí vận hành hoặc vay ngân hàng này. Quyết định cuối cùng sẽ do trên 50% các chủ sở hữu tại Tòa nhà đồng ý hoặc không đồng ý.
4. Khi phát sinh công việc quản lý vận hành cấp bách do thiên tai, hỏa hoạn, cháy nổ, để đảm bảo sự an toàn và ổn định của cư dân, Ban Quản Trị được quyền quyết định sử dụng kinh phí quản lý trong tài khoản để sửa chữa, khắc phục sự cố ngay mà không phải họp HNNCC để xin ý kiến. Tuy nhiên, cần báo cáo ngay cho các chủ sở hữu. Việc lựa chọn đơn vị thi công, cung cấp dịch vụ hàng hóa vẫn phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, hiệu quả. Việc quyết định chi trong trường hợp này không được vượt quá 50% chi phí vận hành bình quân trong tháng của năm liền trước và phải có đầy đủ bằng chứng chứng minh công việc bảo trì cấp bách đó. Đồng thời, Ban Quản Trị có trách nhiệm niêm yết công khai trên bản tin để cư dân được biết và phải báo cáo HNNCC Tòa nhà trong cuộc họp gần nhất về hạng mục quản lý vận hành phát sinh đột xuất này.
1. Căn cứ kế hoạch, đề xuất của Đơn vị quản lý vận hành và thực tế, Ban Quản Trị phê duyệt các phương án xử lý, lựa chọn đơn vị cung cấp nguyên liệu, vật tư để nhà thầu và Đơn vị quản lý vận hành thực hiện, đồng thời tuân theo quy định sau:
a) Đối với hạng mục vận hành có chi phí từ 50.000.000 VND trở lên phải thực hiện lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ/hàng hóa thông qua hình thức chào giá cạnh tranh theo quy định Điều 14 của Quy Chế này.
b) Đối với hạng mục vận hành có chi phí từ 20.000.000 VND đến dưới 50.000.000 VND thì Ban Quản Trị phải tiến hành lựa chọn thông qua hình thức chào giá cạnh tranh rút gọn theo quy định Điều 14 của Quy Chế này.
c) Đối với hạng mục vận hành có chi phí dưới 20.000.000 VND, Ban Quản Trị được tiến hành lựa chọn nhà cung cấp trên cơ sở mua sắm trực tiếp theo quy định Điều 14 của Quy Chế này.
d) Ban Quản Trị được phép áp dụng hình thức lựa chọn nhà cung cấp ở khung giá trị cao hơn.
2. Việc ký hợp đồng và thanh toán cho các nhà thầu/nhà cung cấp nguyên liệu, vật tư, dịch vụ theo kế hoạch phải được 50% thành viên Ban Quản Trị đồng ý hoặc được 75% thành viên Ban Quản Trị đồng ý trong trường hợp đột xuất không theo kế hoạch, trừ trường hợp có thành viên vắng mặt vì lý do bất khả kháng.
3. Việc ký hợp đồng và thanh toán cho các nhà thầu/nhà cung cấp nguyên liệu, vật tư, dịch vụ theo kế hoạch phải được 50% thành viên Ban Quản Trị đồng ý hoặc được 75% thành viên Ban Quản Trị đồng ý trong trường hợp đột xuất không theo kế hoạch, trừ trường hợp có thành viên vắng mặt vì lý do bất khả kháng.
4. Căn cứ kế hoạch vận hành được HNNCC Tòa nhà thông qua, các hợp đồng, thỏa thuận đã ký, công việc đã thực hiện, biên bản nghiệm thu và các tài liệu khác, các đồng chủ tài khoản kinh phí vận hành cùng ký văn bản đề nghị thanh toán cho Đơn vị quản lý vận hành (hàng tháng), thanh toán cho nhà thầu và ký các giấy tờ thanh, quyết toán cho Đơn vị quản lý vận hành (hàng tháng), cho nhà thầu thực hiện hạng mục vận hành đó.
5. Các khoản chi tạm ứng, tạm thanh toán phải có đầy đủ hồ sơ và thời hạn hoàn ứng cụ thể: Hoàn ứng ngay sau khi thực hiện công việc được giao và không quá 7 ngày, không được tạm ứng quá 1 tháng không có lý do hợp lý, trừ khi Ban Quản Trị có quy định khác. Các khoản tạm ứng từ 20.000.000 VND trở lên phải được thực hiện bằng chuyển khoản.
6. Kinh phí vận hành chỉ chấp thuận việc rút hoặc chuyển tiền qua tài khoản của đơn vị thực hiện công việc vận hành khi có đủ các giấy tờ bao gồm:
a) Giấy rút tiền mặt hoặc uỷ nhiệm chi (chuyển khoản);
b) Biên bản cuộc họp Ban Quản Trị về nội dung sử dụng kinh phỉ bảo trì;
c) Hợp đồng vận hành với cá nhân, đơn vị có năng lực thực hiện công việc/dịch vụ theo quy định của pháp luật; và
d) Hồ sơ nghiệm thu hoàn thành công việc; hồ sơ thanh, quyết toán và hoá đơn, chứng từ theo quy định.
7. Công việc quản lý vận hành và các dịch vụ liên quan phải được ký hợp đồng và phải được tổ chức nghiệm thu hoàn thành công việc theo đúng quy định pháp luật về quản lý chất lượng công trình. Việc thanh, quyết toán kinh phí vận hành được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng và phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
1. Ban Quản Trị ủy quyền cho đơn vị quản lý vận hành quản lý quỹ tiền mặt của kinh phí vận hành. Quỹ tiền mặt tối đa Đơn vị quản lý vận hành Tòa nhà được giữ trong két tại văn phòng Ban quản lý (của Đơn vị quản lý vận hành tại Tòa nhà) để trực tiếp thanh toán cho các nhà thầu thực hiện các hạng mục quản lý vận hành tại Tòa nhà là 20.000.000 VND (bằng chữ: Hai mươi triệu đồng).
2. Đơn vị vận hành chỉ định nhân viên được phân công (thủ quỹ) giữ quỹ tiền mặt và thông báo cho Ban Quản Trị bằng văn bản kèm theo CMND/CCCD và mẫu chữ ký của nhân viên này. Đơn vị quản lý vận hành chịu trách nhiệm và bồi thường cho Ban Quản Trị trong trường hợp khoản tiền này bị mất vì bất cứ lý do gì.
3. Trách nhiệm của Ban Quản Trị và đơn vị quản lý vận hành đối với Quỹ tiền mặt này:
a) Ban Quản Trị có trách nhiệm kiểm tra Quỹ tiền mặt định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất.
b) Đơn vị quản lý vận hành chịu trách nhiệm cho việc giữ Quỹ tiền mặt được ủy quyền quản lý.
c) Đơn vị quản lý vận hành có trách nhiệm yêu cầu thủ quỹ giữ Quỹ bảo trì kiểm tra và đảm bảo rằng tổng tiền tồn quỹ và tiền quỹ đã chi (có chứng từ thanh toán) luôn bằng tổng quỹ tiền mặt và được theo dõi trên sổ quỹ tiền mặt.
d)Thủ quỹ có trách nhiệm tập hợp chứng từ đã thanh toán từ quỹ tiền mặt hàng tháng, lập bảng kê và xin phê duyệt của Đại diện đơn vị quản lý Tòa nhà (Giám đốc Ban Quản lý Tòa nhà) trước khi gửi Ban Quản Trị xem xét để bổ sung quỹ tiền mặt cho các khoản đã thanh toán.
1. Ban Quản trị ủy quyền cho Đơn vị quản lý vận hành Tòa Nhà chịu trách nhiệm ghi chép, hạch toán, quản lý sổ sách, hoá đơn chứng từ thu, chi tài chính, hợp đồng quản lý với cá nhân, đơn vị có năng lực quản lý theo quy định của pháp luật, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh quyết toán, hồ sơ năng lực, hồ sơ chất lượng, các biên bản nghị quyết khác trong hoạt động của Ban Quản Trị… dưới sự giám sát và chỉ đạo của thành viên Ban Quản trị được phân công.
2. Ban Quản lý Tòa Nhà lập các báo cáo tháng/quý/năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Quản Trị để Ban Quản Trị xem xét, thông qua làm cơ sở báo cáo Cư dân, HNNCC theo quy định tại Quy Chế này và/hoặc các quy chế/quy định khác của Tòa Nhà.
3. Ban Quản Trị xem xét và thông qua các báo cáo định kỳ và nộp thuế, các nghĩa vụ khác về vấn đề kế toán tài chính với cơ quan chức năng theo quy định.
4. Ban Quản Trị cử 01 (một) thành viên giữ vai trò kiểm soát viên có quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm giám sát việc sử dụng các Quỹ bảo trì và Quỹ quản lý vận hành Tòa Nhà, có trách nhiệm công bố các công tác thu chi và hoạt động tài chính hàng tháng của các quỹ trên bằng phương tiện truyền thông phù hợp, tại bảng tin Tòa nhà, văn phòng Ban Quản Trị hoặc gửi công văn.
5. Ban Quản Trị có thể lựa chọn đơn vị kiểm toán theo hình thức công khai để kiểm toán báo cáo tài chính (kinh phí được thanh toán từ nguồn tiền quỹ quản lý vận hành của Tòa nhà). Trong vòng mười (10) ngày kể từ ngày báo cáo kiểm toán được ban hành, Ban Quản Trị phải niêm yết công khai cho toàn thể cư dân được biết.
1. Chào giá cạnh tranh
a) Trình tự thực hiện:
- Đơn vị quản lý vận hành trình phương án chi: Đơn vị quản lý vận hành trình phương án chi: Nội dung phương án chi nêu rõ: nội dung chi, hiện trạng, sự cần thiết, dự toán chi phí, nguồn chi phí sử dụng, kế hoạch triển khai. hình thức lựa chọn nhà cung cấp
- Ban Quản Trị xem xét, duyệt phương án chi với ít nhất 50% thành viên duyệt, thời gian duyệt phương án chi tối đa 5 ngày kể từ khi trình phương án
- Đăng tải thông tin mời chào giá cạnh tranh, đóng thầu tối thiểu 10 ngày làm việc kể từ ngày phát hành thông báo mời chào giá cạnh tranh
- Công bố kết quả chào giá cạnh tranh: tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày đóng chào giá, Thông tin công bố nêu rõ đơn vị chào giá, trúng chào giá, các đơn vị bị loại và lý do bị loại.
b) Đơn vị trúng chào giá cần đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật, năng lực tài chính, kinh nghiệm, năng lực sản xuất kinh doanh, yêu cầu kỹ thuật và đáp ứng yêu cầu giá chào.
2. Chào giá cạnh tranh rút gọn
a) Trình tự thực hiện:
- Đơn vị quản lý vận hành trình phương án chi: Nội dung phương án chi nêu rõ nội dung chi, hiện trạng, sự cần thiết, dự toán chi phí, nguồn chi phí sử dụng, kế hoạch triển khai, hình thức lựa chọn nhà cung cấp.
- Ban Quản Trị xem xét, duyệt phương án chi với ít nhất 50% thành viên duyệt chi quỹ quản lí và 75% đối với duyệt chi quỹ bảo trì, thời gian duyệt phương án chi tối đa 5 ngày kể từ khi trình phương án
- Đăng tải thông tin mời chào giá cạnh tranh rút gọn: Đóng thầu tối thiểu 5 ngày làm việc kể từ ngày phát hành thông báo mời chào giá cạnh tranh rút gọn
- Công bố kết quả chào giá cạnh tranh: Thời gian tối đa 5 ngày làm việc kể từ ngày đóng chào giá. Thông tin công bố nêu rõ đơn vị chào giá, trúng chào giá, các đơn vị bị loại và lí do bị loại.
b) Đơn vị trúng chào giá cần đáp ứng về tư cách, kinh nghiệm, năng lực sản xuất kinh doanh, và đáp ứng yêu cầu giá chào.
3. Mua sắm trực tiếp
a) Quy trình tự thực hiện:
- Đơn vị quản lý vận hành trình phương án chi: Nội dung phương án chi nêu rõ: nội dung chi, hiện trạng, sự cần thiết, dự toán chi phí, nguồn chi phí sử dụng, kế hoạch triển khai, đơn vị cung cấp kèm 3 báo giá của 3 nhà cung cấp độc lập.
- Ban Quản Trị xem xét, duyệt phương án chi
- Quy định thời gian thực hiện: Thời gian phê duyệt phương án chi tối đa 5 ngày kể từ khi Đơn vị quản lý vận hành trình phương án.
b) Phương án mua sắm cần đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm, đầy đủ chứng từ hóa đơn và theo đúng kế hoạch đặt ra của Ban Quản Trị.
4. Điều kiện cần có trong hợp đồng đối với đơn vị quản lý vận hành, đơn vị bảo trì phần sở hữu chung:
a) Lựa chọn đơn vị bảo trì phần sở hữu chung, đơn vị quản lý, vận hành bằng hình thức đấu thầu công khai rộng rãi, cạnh tranh; gửi hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu đến tối thiểu 03 đơn vị đủ điều kiện quản lý, vận hành nhà chung cư có đủ điều kiện năng lực theo quy định pháp luật; thực hiện việc tổ chức đánh giá năng lực, lựa chọn đơn vị bảo trì, đơn vị quản lý, vận hành, thông báo kết quả cho cư dân trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả đánh giá năng lực
b) Hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành đã trúng thầu, trong đó phải có các điều khoản về thời hạn thử thách (06 tháng hoặc 09 tháng hoặc 01 năm), có điều khoản thay đổi đơn vị quản lý, vận hành, phải đặt cọc hoặc có một bảo lãnh ngân hàng vô điều kiện, không hủy ngang tương đương 50% phí dịch vụ quản lý vận hành của 01 (một) tháng, đơn vị quản lý vận hành phải cam kết đã đọc và hiểu rõ Quy Chế này. Hằng năm hoặc mỗi 06 tháng, Ban Quản Trị có trách nhiệm tổ chức việc lấy ý kiến chủ sở hữu về hiệu quả, chất lượng lịch vụ quản lý, vận hành.
c) Hợp đồng với đơn vị bảo trì phần sở hữu chung đã trúng thầu, trong đó phải có các điều khoản về nghiệm thu, thanh toán theo giai đoạn và khối lượng công việc đã hoàn thành, giá trị tạm ứng không quá 40% tổng giá trị gói thầu, tạm ứng càng thấp càng tốt, phạt khi nhà thầu không đáp ứng chất lượng, tiến độ theo quy định hợp đồng đã ký với mức tối thiểu 8% giá trị hợp đồng, đồng thời bồi thường thiệt hại liên quan theo quy định pháp luật, đơn vị bảo trì phải cam kết đã đọc và hiểu rõ Quy Chế này.
1. Thành viên thuộc Ban Quản Trị, Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư nếu có hành vi vi phạm các quy định của Quy Chế này và quy định pháp luật hiện hành bao gồm nhưng không giới hạn ở những hành vi như chi tiêu sai mục đích, chiếm dụng kinh phí bảo trì, kinh phí quản lý vận hành và/hoặc các khoản thu thuộc quyền sử dụng chung khác Tòa nhà (tiền tài trợ, tiền thu từ phạt hành vi vi phạm của cư dân,…) do Ban Quản Trị quản lý hoặc có sai phạm trong ghi chép, quản lý sổ sách hoá đơn, chứng từ thu, chi tài chính thì tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật và phải bồi thường thiệt hại do hành vi vi phạm của mình gây ra. Người sai phạm phải nghiêm chỉnh chấp hành quyết định xử lý vi phạm của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Để làm rõ, trong thời gian chờ thủ tục công nhận Ban Quản Trị nhiệm kỳ mới kể từ thời điểm được bầu, Ban Quản Trị nhiệm kỳ vừa kết thúc không được phép thay đổi hiện trạng quản lý vận hành Tòa Nhà bao gồm nhưng không giới hạn việc ký kết, điều chỉnh các giao dịch, hợp đồng có giá trị từ hai mươi (20) triệu đồng trở lên, hay thực hiện các sửa chữa lớn.
2. HNNCC có thể quyết định lập tổ kiểm tra hoặc thuê đơn vị có chuyên môn để kiểm tra sổ sách và việc thu, chi tài chính của Ban Quản Trị. Trường hợp thuê đơn vị chuyên môn thì các Chủ sở hữu, người đang sử dụng Tòa nhà có trách nhiệm đóng góp kinh phí để thanh toán chi phí cho đơn vị này từ kinh phí quản lý vận hành của nhà chung cư
3. Việc thu và chi các khoản liên quan đến các hoạt động của quỹ bảo trì và quỹ quản lý, vận hành tại Tòa nhà hàng năm phải được kiểm toán độc lập. Kinh phí kiểm toán sẽ trích từ kinh phí quản lý vận hành của Tòa nhà.
1. Quy Chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày được HNNCC thông qua.
2. Các thành viên Ban Quản Trị và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách thực hiện nghiêm túc Quy Chế này.
3. Trong quá trình hoạt động, các thành viên Ban Quản Trị, các chủ sở hữu và người sử dụng chung cư có quyền phản ánh những vấn đề phát sinh để Ban Quản Trị xem xét, tổng hợp đề xuất HNNCC sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp thực tế.