QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ TÒA NHÀ THE TERRA AN HƯNG
- Căn cứ Luật Nhà ở số 65/2014/QH13 ban hành ngày 25/11/2014;
- Căn cứ Thông tư 02/2016/TT-BXD ngày 15/2/2016 ban hành Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư;
- Căn cứ Thông tư 06/2019/TT-BXD ngày 31/10/2019 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của các thông tư liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư;
- Căn cứ theo các văn bản pháp luật khác có liên quan.
1. Quy chế hoạt động của Ban Quản Trị nhà chung cư Tòa nhà The Terra – An Hưng này (sau đây gọi là “Quy Chế”) quy định về nguyên tắc tổ chức, hoạt động, quyền hạn, trách nhiệm, cách thức làm việc, quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của Ban Quản Trị nhà chung cư Tòa nhà The Terra – An Hưng, Khu đô thị mới An Hưng, phường La Khê và Dương Nội, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội (sau đây có thể được gọi là “Tòa Nhà” hoặc “nhà chung cư”).
2. Các thành viên trong Ban Quản Trị, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có liên quan trong giao dịch, làm việc với Ban Quản Trị chịu sự điều chỉnh của Quy Chế này.
Việc ban hành Quy Chế này nhằm đưa hoạt động của Ban Quản Trị đi vào nề nếp; đồng thời, quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể của Ban Quản Trị, từng thành viên Ban Quản Trị nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu nhà chung cư, người sử dụng (sau đây có thể được gọi chung là “cư dân” hoặc “chủ sở hữu”), Công ty Cổ phần Đầu tư Văn Phú – Invest (sau đây có thể được gọi tắt là “Chủ Đầu Tư” hoặc “CĐT”), đơn vị quản lý vận hành Tòa Nhà.
1. Tên gọi: Tên gọi chính thức được sử dụng trong các tài liệu và con dấu pháp nhân của Ban Quản Trị là “BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ TÒA NHÀ THE TERRA – AN HƯNG”. Trong Quy Chế này, Ban Quản Trị nhà chung cư Tòa nhà The Terra – An Hưng sau đây có thể được gọi tắt là “Ban Quản Trị” hoặc “BQT”.
2. Ban Quản Trị là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng do Hội nghị nhà chung cư (sau đây có thể được gọi tắt là “HNNCC”) bầu, làm đại diện bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ sở hữu và người sử dụng căn hộ hợp pháp tại Tòa Nhà.
Ban Quản Trị hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của Công ty cổ phần theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
a) Thành phần và cơ cấu tổ chức của BQT được HNNCC quyết định như dưới đây. Thành phần và cơ cấu tổ chức của BQT có thể được thay đổi theo quyết định của HNNCC tiếp theo và/hoặc quy định tại Điều 10, Điều 11 của Quy Chế này.
b) Ban Quản Trị có 07 (bảy) thành viên do HNNCC bầu ra theo Quy chế bầu Ban Quản trị nhà chung cư Tòa nhà The Terra – An Hưng và được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền công nhận theo quy định của pháp luật. Thành phần của BQT gồm:
(i) Cư dân tại mỗi tháp (Tháp V1, Tháp V2, Tháp V3 tại Tòa Nhà) sẽ bầu 02 (hai) thành viên trong BQT là cư dân tại tháp đó; và
(ii) CĐT cử một (01) người đại diện làm thành viên còn lại trong BQT giữ vị trí Phó BQT.
c) Cơ cấu tổ chức của BQT: Trong số các thành viên của BQT sẽ có một (01) thành viên làm Trưởng BQT do các thành viên Ban Quản Trị bầu, và 03 (ba) Phó BQT, trong đó có 01 (một) Phó BQT là đại diện của CĐT, 02 (hai) Phó BQT còn lại cũng sẽ do các thành viên BQT bầu. Ngoại trừ Phó BQT là người do Chủ Đầu Tư chỉ định, thì các Phó BQT còn lại là cư dân của các tháp khác (có thể là Tháp V1, Tháp V2, Tháp V3) không trùng với tháp (có thể là Tháp V1, Tháp V2, Tháp V3) mà Trưởng BQT là cư dân tháp đó.
a) Ban Quản Trị có nhiệm kỳ 03 (ba) năm tính từ thời điểm được UBND quận Hà Đông hoặc UBND phường La Khê (trong trường hợp được UBND quận Hà Đông ủy quyền) công nhận và có thể được bầu lại không hạn chế số lượng nhiệm kỳ tại Hội nghị nhà chung cư thường niên của năm cuối nhiệm kỳ, ngoại trừ Trưởng BQT không được quá 02 (hai) nhiệm kỳ liên tục. Trường hợp Ban Quản Trị hết nhiệm kỳ mà Hội nghị nhà chung cư thường niên của năm cuối nhiệm kỳ chưa bầu được Ban Quản Trị cho nhiệm kỳ mới thì Ban Quản Trị đã hết nhiệm kỳ được tiếp tục đảm nhận công việc cho tới khi Hội nghị nhà chung cư bầu được Ban Quản Trị thay thế.
b) Nhiệm kỳ của thành viên Ban Quản Trị tương ứng với nhiệm kỳ của Ban Quản Trị và có thể chấm dứt sớm hơn trong trường hợp bị miễn nhiệm, bãi nhiệm tư cách thành viên theo quy định tại Quy Chế này. Trường hợp có bất kỳ thành viên nào được bầu bổ sung hoặc thay thế thành viên miễn nhiệm, bãi miễn trong thời hạn nhiệm kỳ thì nhiệm kỳ của thành viên đó là thời hạn còn lại của nhiệm kỳ BQT đương nhiệm.
c) Trước tối thiểu 30 (ba mươi) ngày trước khi hết nhiệm kỳ hoạt động, BQT phải hoàn thành việc chuẩn bị hồ sơ ứng viên BQT nhiệm kỳ mới để tổ chức HNNCC bầu cử BQT nhiệm kỳ mới.
d) BQT của nhiệm kỳ vừa kết thúc tiếp tục hoạt động cho đến khi BQT mới được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ra quyết định công nhận. BQT cũ có trách nhiệm tiến hành bàn giao công việc cho BQT mới được công nhận và tự giải thể ngay sau ngày BQT mới được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ra quyết định công nhận. Để tránh hiểu nhầm, trong giai đoạn chuyển giao này, BQT cũ vẫn phải tiếp tục hoạt động cho đến hết ngày BQT mới được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền công nhận. Nếu có thành viên BQT không còn đủ tư cách, có hành vi vi phạm và hoặc thuộc trường hợp bị bãi nhiệm, miễn nhiệm, các thành viên khác của Ban Quản Trị có thể đề cử người đủ tiêu chuẩn để thực hiện việc bầu thay thế theo quy định tại Quy Chế này.
e) Chủ Đầu Tư có quyền chỉ định thay thế thành viên Ban Quản Trị là đại diện của Chủ Đầu Tư tham gia Ban Quản Trị (trường hợp Chủ Đầu Tư vẫn còn diện tích sở hữu tại Tòa Nhà).
f) Trong vòng mười (10) ngày làm việc kể từ ngày HNNCC hoàn thành việc bầu BQT (bao gồm trường hợp bầu BQT lần đầu, bầu BQT khi hết nhiệm kỳ hoặc khi bị bãi miễn, thay thế hoặc bầu thay thế Trưởng BQT, Phó BQT Tòa Nhà), BQT có trách nhiệm nộp hồ sơ đề nghị công nhận BQT với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền nơi có Tòa Nhà để được công nhận. Nhiệm kỳ hoạt động của BQT Tòa Nhà sẽ được tính từ ngày được cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định công nhận BQT.
Các tiêu chuẩn và điều kiện thành viên BQT Tòa Nhà tuân theo các quy định tại Quy chế bầu BQT Tòa Nhà.
Ban Quản Trị Tòa Nhà có trách nhiệm và quyền hạn sau đây:
1. Nhận bàn giao, lưu trữ, quản lý hồ sơ nhà chung cư và cung cấp cho đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư. Trong giai đoạn nhận bàn giao từ Chủ Đầu Tư, BQT có thể thuê đơn vị có chức năng, chuyên môn phù hợp thuộc nhóm 5 công ty quản lý chung cư có uy tín trên thị trường, với chi phí phù hợp với thị trường;
2. Chuẩn bị các nội dung và tổ chức Hội nghị nhà chung cư theo quy định; phải thông báo công khai nội dung hoạt động quản lý vận hành và hợp đồng bảo trì đã ký kết tại Hội nghị nhà chung cư;
3. Báo cáo kết quả hoạt động, thu, chi tài chính của Ban Quản Trị và việc thu, chi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư tại Hội nghị nhà chung cư;
4. Thay mặt chủ sở hữu để quản lý và thực hiện các quyền đối với phần sở hữu chung của Tòa Nhà;
5. Chấp hành đúng Quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban Quản Trị đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua, không được tự bãi miễn hoặc bổ sung thành viên Ban Quản Trị;
6. Đại diện cho các chủ sở hữu nhà chung cư để thực hiện các quyền đối với phần sở hữu chung theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế quản lý, vận hành nhà chung cư của Bộ Xây dựng; không được kích động người khác gây mất trật tự, an ninh tại khu vực nhà chung cư;
7. Đôn đốc, nhắc nhở các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư trong việc thực hiện nội quy, quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư;
8. Đề nghị Hội nghị nhà chung cư thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
9. Ký hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư với đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư sau khi đã được Hội nghị nhà chung cư lựa chọn.
10. Ký kết hợp đồng với đơn vị có năng lực bảo trì nhà ở theo quy định của pháp luật về xây dựng để bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư và giám sát hoạt động bảo trì;
11. Thu thập, tổng hợp ý kiến, kiến nghị của người sử dụng nhà chung cư về việc quản lý, sử dụng và cung cấp các dịch vụ nhà chung cư để phối hợp với cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân có liên quan xem xét, giải quyết;
12. Phối hợp với chính quyền địa phương, tổ dân phố trong việc xây dựng nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội trong nhà chung cư;
13. Được hưởng thù lao trách nhiệm và các chi phí hợp lý khác theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư;
14. Thu hoặc ủy nhiệm cho đơn vị quản lý vận hành tại Tòa Nhà thu các khoản phải trả của các chủ sở hữu/người sử dụng tại Tòa Nhà cũng như các khoản phí cho việc sử dụng phần sở hữu chung Tòa Nhà, khu căn hộ và các tiện ích chung tại Tòa Nhà;
15. Khuyến khích tìm các giải pháp tăng các nguồn thu hợp pháp tại và trong Tòa Nhà;
16. Bàn giao lại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ đang quản lý cho Ban Quản Trị mới sau khi được công nhận
17. Thực hiện các công việc khác do Hội nghị nhà chung cư giao mà không trái với quy định pháp luật.
18. Thành viên Ban Quản Trị nếu vi phạm Quy Chế này, Quy chế thu chi tài chính của Ban Quản Trị và/hoặc vi phạm các quy định của pháp luật về nhà ở thì tùy theo mức độ vi phạm có thể bị bãi miễn, thay thế, bị truy cứu trách nhiệm hình sự và phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.
19. Lập kế hoạch hoạt động của Ban Quản Trị hàng quý, hàng năm; theo dõi sổ sách tài chính của Ban Quản Trị; kiểm tra báo cáo thu, chi tài chính của đơn vị quản lý, vận hành nhà chung cư, đơn vị bảo trì...
20. Các thành viên trong BQT làm việc trung thực khách quan, không kết bè phái, lợi ích nhóm, không gây mất đoàn kết nội bộ, công khai minh bạch, vì lợi ích chung của cư dân;
21. BQT phối hợp với UBND, công an phường/quận, cơ quan hữu quan để giải quyết kịp thời các công việc có liên quan đến sinh hoạt hàng ngày của cư dân trong Tòa Nhà;
22. BQT thường xuyên đôn đốc, giám sát, kiểm tra các công việc quản lý và vận hành Tòa Nhà của Đơn vị quản lý vận hành tại Tòa Nhà để đảm bảo các dịch vụ cung cấp cho cư dân đầy đủ và phù hợp theo hợp đồng đã ký kết.
23. Có các quyền và trách nhiệm khác theo Quy Chế này và quy định pháp luật hiện hành.
a) Tham gia dự thảo nội dung các cuộc họp của Ban Quản Trị để đưa ra thảo luận tại cuộc họp Ban Quản Trị;
b) Tham dự đầy đủ các phiên họp của Ban Quản Trị, thảo luận và biểu quyết các vấn đề thuộc nội dung phiên họp. Thành viên Ban Quản Trị không tham dự được cuộc họp Ban Quản Trị, Hội nghị nhà chung cư phải có lý do và thông báo 01 (một) ngày trước ngày họp với Trưởng Ban Quản Trị (hoặc người triệu tập họp BQT) kèm theo ủy quyền bằng văn bản cho Trưởng ban (hoặc thành viên khác của Ban Quản Trị) được quyền thay mặt biểu quyết các nội dung cuộc họp;
c) Chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, trước cư dân, trước Hội nghị chung cư về những ý kiến và hành động của mình khi thực hiện các quyền và trách nhiệm theo Quy Chế này;
d) Tiếp nhận ý kiến phản ánh, đóng góp của cư dân trong Tòa Nhà về các công tác quản lý, vận hành, công tác đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh … để phối hợp với đơn vị quản lý vận hành hoặc các cơ quan chức năng cảnh sát khu vực, quản lý đô thị … giải quyết nếu cần;
e) Nghiên cứu, đánh giá tình hình, kết quả hoạt động của Ban Quản Trị và đóng góp vào việc xây dựng phương hướng, kế hoạch hoạt động của Ban Quản Trị trong từng thời kỳ;
f) Không được phép uỷ quyền cho những người không phải là thành viên Ban Quản Trị thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
g) Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định tại các quy chế/quy định khác được HNNCC thông qua.
a) Quản lý, chỉ đạo toàn bộ hoạt động của Ban Quản Trị;
b) Là người phát ngôn chính thức của Ban Quản Trị;
c) Ký các văn bản, tài liệu hợp đồng với bên thứ ba nhân danh Ban Quản Trị;
d) Đại diện Ban Quản Trị làm việc với các cá nhân, tổ chức, cơ quan nhà nước liên quan đến các hoạt động, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ban Quản Trị tại Tòa nhà;
e) Chỉ đạo, phân công việc chuẩn bị nội dung chương trình, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ toạ điều khiển các phiên họp để thảo luận và biểu quyết các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Quản Trị;
f) Trong trường hợp Trưởng BQT vắng mặt, Trưởng BQT được phép uỷ quyền cho Phó BQT hoặc thành viên khác của BQT thực hiện nhiệm vụ của Trưởng BQT. Việc uỷ quyền phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ phạm vi công việc và thời gian thực hiện và gửi cho tất cả các thành viên BQT trước khi người được Trưởng BQT uỷ quyền thực hiện công việc. Trường hợp Trưởng BQT không thể thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình mà không cử người uỷ quyền, các thành viên còn lại của Ban Quản Trị sẽ biểu quyết để chọn một trong số các thành viên BQT tạm thời thực hiện các công việc của Trưởng BQT;
g) Ra quyết định cuối cùng trong trường hợp tỷ lệ biểu quyết tán thành đạt 50%, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 và 3 Điều 9 của Quy Chế này.
h) Trưởng Ban Quản Trị có trách nhiệm tham gia các cuộc hội họp của các cơ quan, đơn vị theo giấy mời Ban Quản Trị hoặc mời đích danh Trưởng Ban Quản Trị.
i) Trong trường hợp Trưởng BQT không thể dự họp thì có thể ủy quyền bằng văn bản cho Phó BQT hoặc thành viên khác của Ban Quản Trị đi họp thay.
a) Giúp và cùng Trưởng Ban Quản Trị thực hiện nhiệm vụ được quy định tại Điều 5 của Quy Chế này;
b) Điều hành công việc chung của Ban Quản Trị khi Trưởng Ban vắng mặt (theo ủy quyền cụ thể cho từng Phó Ban);
c) Trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm trong lĩnh vực được phân công trong Ban Quản Trị;
d) Thực hiện một số quyền hạn và trách nhiệm của Trưởng Ban Quản Trị theo văn bản ủy quyền (nếu có).
a) Giúp và cùng Ban Quản Trị thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Điều 5 của Quy Chế này;
b) Theo dõi, giám sát toàn bộ công tác an ninh, trật tự, vệ sinh của chung cư và đề xuất cách giải quyết;
c) Cùng với đơn vị vận hành phối hợp với tổ dân phố, công an khu vực, chính quyền địa phương giải quyết các vấn đề an ninh, trật tự trong khu vực nhà chung cư kể cả công tác an toàn giao thông, lòng lề đường, sân vườn xung quanh nhà chung cư;
d) Thường xuyên nhắc nhở, tuyên truyền cư dân nghiêm chỉnh chấp hành Nội quy quản lý sử dụng tòa nhà, giữ gìn an ninh, trật tự khu chung cư;
e) Các thành viên BQT sẽ được giao phụ trách các vấn đề khác phù hợp với năng lực của mình và theo sự phân công của BQT, trong đó có một (01) thành viên BQT sẽ chịu trách nhiệm giữ con dấu của BQT. Thành viên BQT giữ con dấu có quyền từ chối đóng dấu nếu xét thấy chữ ký của Trưởng BQT (hoặc của người được Trưởng BQT ủy quyền) là trái Quy Chế này và hoặc pháp luật. Trong mọi trường hợp, Trưởng BQT không được giữ con dấu, trừ khi HNNCC hoặc pháp luật có quy định khác;
f) Thực hiện các công việc theo phân công của Trưởng Ban Quản Trị (và hoặc Phó Ban Quản Trị được Trưởng Ban Quản Trị ủy quyền).
1. Nội dung cuộc họp phải được chuẩn bị chu đáo, việc kiểm điểm thực hiện công việc cần ngắn gọn, kế hoạch và biện pháp thực hiện công tác tháng cần rõ ràng cụ thể.
2. Trưởng BQT là người tổng hợp, nắm kết quả hoạt động trên cơ sở phân công nhiệm vụ các thành viên Ban Quản Trị, báo cáo tình hình chung của tháng, bao gồm việc thu chi tài chính (theo Quy chế thu, chi tài chính của Ban Quản Trị), dịch vụ làm sạch, an ninh, kiểm soát côn trùng, xử lý rác thải, vận hành thang máy, cung cấp nước sinh hoạt, hệ thống chiếu sáng trong khu vực công cộng đến các việc không định kỳ như lựa chọn công ty quản lý tài sản và phí bảo trì, bảo dưỡng Tòa Nhà, phương hướng nhiệm vụ của tháng tới. Các thành viên Ban Quản Trị thảo luận đánh giá, phản ánh, đề xuất biện pháp xử lý, rút kinh nghiệm ưu khuyết, tồn tại của Ban Quản Trị và các vấn đề có liên quan.
3. Ban Quản Trị họp định kỳ (ít nhất 01 (một) lần/tháng) và họp bất thường khi cần thiết theo quy định của Quy Chế này và pháp luật. Cuộc họp của BQT do Trưởng BQT (hoặc người có quyền triệu tập) triệu tập khi xét thấy cần thiết. BQT thông báo địa điểm và thời gian họp định kỳ, họp bất thường trên bảng tin của Tòa Nhà trước ít nhất 03 (ba) ngày làm việc trừ trường hợp khẩn cấp, và mời ít nhất 01 (một) Cư dân (ưu tiên người đại diện tầng) tham dự với vai trò làm chứng, cùng ký vào biên bản họp BQT với tư cách người làm chứng. Khi tham gia họp thì Cư dân này không có quyền biểu quyết và phải tuân theo sự điều hành của người chủ trì cuộc họp. Để làm rõ, việc tham gia hoặc không tham gia của Cư dân này không làm ảnh hưởng đến việc triệu tập hay hiệu lực của các cuộc họp do BQT triệu tập theo quy định tại Quy Chế này và/hoặc quy định của pháp luật.
4. Trưởng BQT, Phó BQT, hoặc bất kể thành viên BQT nào cũng có quyền triệu tập họp BQT khi có một trong các trường hợp sau đây:
a) Có đề nghị của Trưởng Ban Quản Trị, hoặc đề nghị của cả hai Phó Ban Quản Trị, hoặc đề nghị của ít nhất 30% số lượng thành viên BQT;
b) Có đề nghị bằng văn bản hợp lệ của đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư;
c) Có đề nghị của ít nhất 30% chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.
Việc triệu tập họp có thể thông qua hình thức văn bản hoặc qua các phương tiện điện tử.
5. Cuộc họp Ban Quản Trị được tiến hành khi có trên 50% số lượng thành viên Ban Quản Trị trực tiếp tham dự.
6. Nếu sau 02 (hai) lần triệu tập, mỗi lần cách nhau tối thiểu ba (03) ngày làm việc mà vẫn chưa có đủ số thành viên để tiến hành họp thì cuộc họp BQT được triệu tập lần thứ ba trong vòng 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày dự kiến cuộc họp lần hai. Trong trường hợp này thì cuộc họp vẫn được thực hiện và coi là hợp lệ bất kể số lượng thành viên BQT tham gia. Đồng thời cuộc họp lần này cũng sẽ xem xét bãi miễn các thành viên Ban Quản Trị vắng mặt không có lý do chính đáng.
7. Cuộc họp đầu tiên của BQT sẽ được tổ chức trong vòng 10 (mười) ngày làm việc sau khi cơ quan có thẩm quyền ra quyết định công nhận BQT. Sau đó, các cuộc họp định kỳ của BQT có thể được tổ chức tại thời điểm và địa điểm do đa số thành viên BQT quyết định;
8. Thành viên BQT được uỷ quyền bằng văn bản hoặc email cho thành viên BQT khác tham dự cuộc họp. Trong trường hợp này, thành viên được uỷ quyền sẽ có một (01) phiếu biểu quyết của mình và một (01) phiếu biểu quyết của thành viên uỷ quyền;
1. Ban Quản Trị phải cử 01 thư ký (một thành viên BQT) ghi biên bản cuộc họp, ghi chép trung thực và đầy đủ (với các nội dung cơ bản như thời gian, địa điểm, thành phần, có mặt, vắng mặt, nội dung họp, báo cáo, thảo luận, kết quả biểu quyết, tóm tắt được các ý kiến phát biểu, quyết nghị) trong Biên bản cuộc họp. Biên bản cuộc họp phải được lập bằng Tiếng Việt và phải có đầy đủ họ tên, chữ ký của các thành viên Ban Quản Trị dự họp. Ban Quản Trị phải lập sổ ghi nghị quyết, biên bản họp. Chủ tọa và thư ký cuộc họp phải ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của Biên bản họp Ban Quản Trị;
2. Trong vòng 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc cuộc họp hoặc được ban hành, thì các biên bản họp, nghị quyết, quyết định của BQT phải được niêm yết trên bảng tin Tòa Nhà để các cư dân nắm thông tin với thời gian niêm yết tối thiểu 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày niêm yết. Khuyến khích BQT tuyên truyền về các Biên bản họp, quyết định của BQT trên các kênh thông tin truyền thông khác, như facebook, zalo, email, hệ thống loa phát của Tòa Nhà.
1. Các quyết định của Ban Quản Trị Tòa Nhà được thông qua theo nguyên tắc đa số bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu, được lập thành biên bản có chữ ký của thành viên chủ trì, thư ký cuộc họp và đóng dấu của Ban Quản Trị. Trường hợp tỷ lệ biểu quyết tán thành đạt 50% thì kết quả cuối cùng được xác định theo ý kiến biểu quyết của Trưởng Ban Quản Trị hoặc người chủ trì cuộc họp được các thành viên Ban Quản trị bầu ra (trong trường hợp Trưởng Ban Quản trị vắng mặt) trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này.
2. Các nội dung sau đây chỉ được thông qua khi có tối thiểu 50 % tổng số thành viên của Ban Quản Trị tán thành:
a) Đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành hoặc đề xuất lựa chọn đơn vị thực hiện bảo trì hoặc đề xuất thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư. Việc đề xuất thay đổi này dựa trên cơ sở:
(i) Đơn vị quản lý, vận hành thực hiện không đúng theo hợp đồng, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ đề xuất, hoặc cung cấp sai thông tin trong hồ sơ dự thầu; hoặc
(ii) có 50% chủ sở hữu (căn hộ và diện tích thương mại) tại ít nhất một tháp (Tháp V1, Tháp V2, Tháp V3 tại Tòa Nhà) hoặc 30% chủ sở hữu tại Tòa Nhà không chấp nhận dịch vụ bảo trì, dịch vụ quản lý, vận hành;
b) Các đề xuất, yêu cầu của Ban Quản Trị đối với Chủ Đầu Tư trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư.
3. Đối với quyết định chi tiêu kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của Tòa Nhà theo kế hoạch bảo trì đã được HNNCC thông qua thì phải có tối thiểu 75% tổng số thành viên Ban Quản Trị tán thành.
4. Trưởng BQT (hoặc người có quyền triệu tập cuộc họp BQT) cũng có thể tổ chức lấy ý kiến các thành viên Ban Quản Trị bằng văn bản. Trường hợp này, nghị quyết, quyết định của Ban Quản Trị được thông qua khi đáp ứng đủ số lượng thành viên Ban Quản Trị đồng thuận theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều này. Quyết định này có hiệu lực và có giá trị tương đương quyết định được các thành viên Ban Quản Trị thông qua tại cuộc họp.
5. Các quyết định của Ban Quản Trị được ban hành trong vòng 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày: (i) Họp Ban Quản Trị trong trường hợp quyết định đươc thông qua tại cuộc họp Ban Quản Trị; hoặc (ii) Trưởng Ban Quản Trị (hoặc người có quyền triệu tập cuộc họp BQT) nhận được ý kiến bằng văn bản của đủ số lượng cần thiết để thông qua thành viên Ban Quản Trị và/hoặc người được ủy quyền của họ trong trường hợp quyết định được thông qua bởi hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.
1. Việc miễn nhiệm thành viên BQT được thực hiện khi có một trong các trường hợp sau đây:
a) Thành viên BQT thôi tham gia hoặc xin miễn nhiệm;
b) Thành viên BQT không còn là chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích khác
trong Tòa Nhà;
c) Thành viên BQT qua đời, chuyển đi nơi khác;
Việc miễn nhiệm có thể thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào khi thuộc các trường hợp trên
và có hiệu lực ngay khi có văn bản thông báo được gửi cho BQT hợp lệ, trừ khi thông báo
chỉ rõ việc miễn nhiệm sẽ phát sinh hiệu lực tại một thời điểm khác sau đó. Việc miễn nhiệm không buộc phải được HNNCC hoặc BQT hoặc bất kỳ cơ quan nào phê duyệt.
2. Việc bãi nhiệm thành viên BQT Tòa Nhà được thực hiện khi có đề nghị của một trong các thành viên BQT, hoặc đề nghị của 20% đại diện chủ sở hữu căn hộ tại Tòa Nhà trong các trường hợp sau đây:
a) BQT không báo cáo kết quả hoạt động cho HNNCC theo quy định;
b) BQT không hoạt động sau khi được bầu;
c) Thành viên BQT vi phạm Quy Chế này và/hoặc Quy chế thu, chi tài chính của BQT và/hoặc các quy định khác đã được HNNCC thông qua và/hoặc quy định pháp luật;
d) Thành viên BQT không tham gia các hoạt động của BQT trong 03 tháng liên tiếp hoặc không tham dự tối thiếu 30% tổng số các cuộc họp của BQT trong 01 năm;
e) Thành viên BQT mất tích, hoặc mất năng lực hành vi dân sự, bị tạm giam, bị truy tố và các trường hợp khác theo quy định pháp luật.
Việc bãi miễn sẽ do HNNCC bất thường (hoặc được tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ tại Tòa Nhà đã nhận bàn giao quyết định) song song và đồng thời với việc bầu thay thế BQT, thay thế thành viên BQT theo quy định tại Điều 11 dưới đây.
3. Thành viên BQT miễn nhiệm, bãi nhiệm vẫn phải chịu trách nhiệm đối với các công việc mà thành viên đó thực hiện, phụ trách trước khi miễn nhiệm, bãi miễn và thực hiện công việc với tư cách thành viên BQT cho đến khi bầu được thành viên thay thế. Thành viên BQT bị thay thế, miễn nhiệm có trách nhiệm bàn giao công việc, hồ sơ, sổ sách giấy tờ có liên quan cho Ban Quản Trị trong vòng 10 (mười) ngày làm việc kế từ ngày miễn nhiệm, bãi miễn.
4. Việc từ chức, từ nhiệm, miễn nhiệm hay bãi nhiệm của thành viên Ban Quản Trị không làm miễn trách nhiệm đối với các công việc mà thành viên đó thực hiện, phụ trách trước khi từ chức, từ nhiệm, miễn nhiệm hay bãi nhiệm.
1. Trình tự bầu thay thế thành viên BQT thực hiện như sau:
(a) Thành viên BQT trước đây do cư dân tại tháp nào (Tháp V1, V2 hay V3 thuộc Tòa Nhà) bầu thì cư dân tại tháp đó (Tháp V1, Tháp V2 hay Tháp V3) được quyền bầu thành viên BQT thay thế theo quy định tại Khoản 2, Điều 4 mà không nhất thiết cần cư dân tại tháp khác thuộc Tòa Nhà bầu thành viên BQT thay thế; và
(b) BQT (và/hoặc cư dân tại tháp mà có thành viên BQT trước đây do cư dân tại tháp đó bầu nay bị bãi nhiệm hoặc miễn nhiệm) được quyền đề xuất thành viên BQT thay thế và xin ý kiến của cư dân trong cùng tháp đó về việc thay thế này.
Việc bầu thay thế thành viên BQT do BQT thực hiện tuân theo các quy định tại Quy chế bầu thành viên BQT.
2. Trường hợp miễn nhiệm hoặc bãi miễn Phó BQT là đại diện của CĐT (trong trường hợp CĐT vẫn còn sở hữu diện tích nhất định tại Tòa Nhà) thì CĐT cử đại diện khác thay thế theo quy đinh.
3. Nhiệm kỳ của thành viên BQT được bầu thay thế sẽ nhiệm kỳ của thành viên đó là thời hạn còn lại của nhiệm kỳ BQT đương nhiệm.
4. Ban Quản Trị phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền về việc thay đổi nhân sự trong BQT kèm các hồ sơ nhân sự theo quy định để được công nhận.
1. Ban Quản Trị có kinh phí hoạt động do chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp hàng tháng (hàng quý, hoặc hàng năm) theo quyết định của HNNCC, kinh phí trích từ phí dịch vụ quản lý, vận hành. Kinh phí này được ghi rõ trong Quy chế thu, chi tài chính và được quản lý, sử dụng thông qua tài khoản hoạt động của Ban Quản Trị.
2. Ban Quản Trị phải sử dụng kinh phí hoạt động đúng mục đích dựa trên nguyên tắc chi trả đủ các chi phí thực tế hợp lý và có hóa đơn chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật, không được dùng kinh phí này không đúng mục đích và phải báo cáo việc thu, chi tại cuộc họp HNNCC thường niên.
1. Ban Quản Trị có quyền lấy ý kiến của chủ sở hữu bằng hình thức văn bản (trừ trường hợp bầu lại Ban Quản Trị, Trưởng ban hoặc Phó Ban Quản Trị), hoặc hình thức khác theo Quy Chế này. Khi phát văn bản lấy ý kiến của chủ sở hữu, Ban Quản Trị phải cung cấp cho cư dân thông tin liên quan đến nội dung lấy ý kiến cư dân để có cơ sở xem xét, quyết định. Kết quả lấy ý kiến đại diện chủ sở hữu căn hộ bằng văn bản giữa hai kỳ hội nghị có giá trị tương đương kết quả thông qua tại hội nghị nhà chung cư;
2. Đại diện chủ sở hữu có quyền bỏ phiếu trắng khi được lấy ý kiến.
3. Kết quả lấy ý kiến là hợp lệ, là căn cứ để lấy kết quả xin ý kiến khi có tối thiểu 50% số phiếu ý kiến được thu về so với tổng số căn hộ nhận bàn giao. Nội dung lấy ý kiến được thông qua khi có tối thiểu 50% đồng ý trên tổng số phiếu ý kiến được thu về.
4. Trường hợp Ban Quản Trị lấy ý kiến thông qua các vấn đề bầu thay thế thành viên Ban Quản Trị mà không phải Trưởng BQT/Phó BQT do bị miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc bị chết, mất tích và/hoặc thông qua thay thế đơn vị quản lý vận hành và/hoặc điều chỉnh giá dịch vụ quản lý Tòa Nhà thì tỷ lệ biểu quyết thông qua là trên 50% ý kiến đồng ý của chủ sở hữu căn hộ và diện tích khác trong Tòa nhà.
1. BQT phải công khai thông tin liên lạc của các thành viên để tạo điều kiện cho việc tiếp nhận, phản hồi kiến nghị của cư dân đối với các vấn đề liên quan đến việc quản lý sử dụng Tòa Nhà.
2. Mọi kiến nghị của cư dân, ngoại trừ những vấn đề đặc biệt và không liên quan đến công tác vận hành quản lý bảo trì Tòa Nhà, cần phải gửi trước tiên đến đơn vị quản lý vận hành Tòa Nhà. Nếu đơn vị quản lý vận hành Tòa Nhà cho rằng không thuộc thẩm quyền, hoặc không phản hồi xử lý sau khi cư dân đã phản ánh từ 02 lần trở lên, thì cư dân được kiến nghị lên Ban Quản Trị để xử lý.
3. Ban Quản Trị cử đại diện tiếp dân theo định kỳ tại Phòng sinh hoạt cộng đồng của Tòa Nhà ít nhất 2 lần/tháng vào thời gian ngoài giờ hành chính (không bao gồm ngày lễ, ngày nghỉ theo quy định nhà nước) để tiếp nhận các ý kiến, kiến nghị của cư dân. Việc tiếp dân phải ghi vào sổ tiếp dân để theo dõi. Ban Quản Trị công khai số điện thoại và tài khoản thư điện tử của các thành viên Ban Quản Trị để thực hiện tiếp nhận kiến nghị của cư dân.
4. Việc tiếp nhận, phản hồi các kiến nghị của cư dân, việc xử lý các trường hợp liên quan đến bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên Ban Quản Trị được thực hiện như sau:
(i) Cư dân tham gia ý kiến trực tiếp hoặc gửi văn bản tới các thành viên Ban Quản Trị;
(ii) Thông qua các hội nghị nhà chung cư;
(iii) Lấy ý kiến bằng văn bản, gửi dự thảo văn bản để cư dân tham gia ý kiến.
1. Định kỳ hàng quý, chậm nhất vào ngày làm việc thứ 5 (năm) của quý tiếp theo, Ban Quản Trị báo cáo bằng văn bản kết quả quản lý hoạt động chính của quý trước và kế hoạch triển khai hoạt động chính quý tiếp theo.
2. Định kỳ hàng quý, chậm nhất vào ngày làm việc thứ 15 (mười lăm) của quý tiếp theo, Ban Quản Trị báo cáo số liệu liên quan đến kinh phí bảo trì, kinh phí vận hành tại Tòa nhà. Nội dung báo cáo nêu rõ số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ, tổng giá trị thu, chi trong kỳ của kinh phí bảo trì, kinh phí vận hành, bao gồm các tài khoản kinh phí bảo trì, kinh phí vận hành được gửi tiết kiện; danh sách các tài khoản tiền gửi tiết kiệm của kinh phí bảo trì, kinh phí vận hành tại các ngân hàng (Giá trị tiền gửi, lãi suất, kỳ hạn, ngày đáo hạn, tên tổ chức tín dụng).
3. Tối thiểu 15 ngày trước ngày tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên của năm hoặc chậm nhất vào ngày 15/3 của năm tiếp theo, Ban Quản Trị niêm yết công khai báo cáo tài chính đến 31/12 năm trước của Ban Quản Trị. Nội dung báo cáo nêu rõ số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ, tổng giá trị thu, chi trong kỳ của kinh phí bảo trì, kinh phí vận hành, bao gồm các tài khoản kinh phí bảo trì, kinh phí vận hành được gửi tiết kiệm; danh sách các tài khoản tiền gửi tiết kiệm của kinh phí bảo trì, kinh phí vận hành tại các ngân hàng (Giá trị tiền gửi, lãi suất, kỳ hạn, ngày đáo hạn, tên tổ chức tín dụng).
4. Tối thiểu 15 ngày trước ngày tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên của năm, Ban Quản Trị niêm yết công khai bảng kế hoạch dự toán thu, chị kinh phí bảo trì, kinh phí vận hành hàng năm để trình Hội nghị nhà chung cư thông qua.
5. Các báo cáo được nêu tại Điều này của Ban Quản Trị được lập bằng văn bản có chữ ký của Trưởng Ban Quản Trị, đóng dấu Ban Quản Trị, chữ ký và dấu của Đơn vị quản lý vận hành với tư cách là đơn vị lập báo cáo cho Ban Quản Trị và được niêm yết công khai trên bản tin cư dân, trang thông tin mạng xã hội chính thức của cư dân tại Tòa nhà (nếu có) và/hoặc trang chủ của Ban Quản Trị (nếu có).
1. Thành viên Ban Quản Trị được phân công quản lý hành chính có trách nhiệm tổ chức quản lý các hồ sơ, tài liệu, công văn giao dịch của Ban Quản Trị.
2. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến tổ chức và hoạt động của Ban Quản Trị được lưu trữ đầy đủ tại văn phòng Ban Quản Trị. Thành viên Ban Quản Trị được quyền tìm hiểu hồ sơ, tài liệu và chỉ được sao chép, chụp hoặc mang tài liệu này ra khỏi nơi lưu trữ khi được sự đồng ý của Trưởng Ban Quản Trị.
Các tài sản hình thành từ các nguồn: mua sắm, đầu tư, xây dựng, được cấp được tài trợ, được cho, được biếu, được tặng. . . được sử dụng ở Ban Quản Trị đều thuộc quyền sở hữu chung của các chủ sở hữu Nhà chung cư và được phản ánh trong bảng kiểm kê tài sản tại Ban Quản Trị, theo đúng quy định của pháp luật.
1. BQT, thành viên BQT Tòa Nhà nếu vi phạm các quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư, Quy chế hoạt động, Quy chế thu chi tài chính BQT và hoặc các quy định khác được HNNCC thông qua thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị bãi miễn, thay thế theo quy định của Quy chế này, các quy định khác có liên quan và bị xử lý vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật;
2. Trường hợp BQT Tòa Nhà quyết định không đúng với Quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính và/hoặc các quy định khác được HNNCC thông qua thì các quyết định này không được công nhận;
3. Người có hành vi vi phạm mà gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật
1. Quy Chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày được Hội nghị nhà chung cư thông qua. Trong trường hợp có bất kỳ điều, khoản nào của Quy Chế này này trở nên vô hiệu hoặc bị sửa đổi bởi quy định của pháp luật hoặc có bất kỳ quy định nào khác của pháp luật làm cho bất kỳ điều, khoản nào của Quy Chế này trở nên không phù hợp với thực tế thì điều, khoản đó sẽ phải được sửa đổi, bổ sung tương ứng cho phù hợp theo quy định pháp luật, nhưng không ảnh hưởng đến hiệu lực áp dụng của các điều khoản khác.
2. Các thành viên Ban Quản Trị và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Quy Chế này, và quy chế liên quan khác đã được HNNCC thông qua.
3. Trong quá trình hoạt động, các thành viên Ban Quản Trị, các chủ sở hữu và người sử dụng chung cư có quyền phản ánh những vấn đề phát sinh để Ban Quản Trị xem xét, tổng hợp đề xuất Hội nghị nhà chung cư sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp thực tế.
4. Việc trích sao Quy Chế này chỉ có hiệu lực khi được ký bởi Trưởng BQT hoặc Người Được Ủy Quyền của Trưởng BQT và đóng dấu của BQT.
5. “Ngày làm việc” được nêu trong Quy Chế này là bất kỳ ngày nào từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần, ngoại trừ các ngày nghỉ lễ, Tết khác theo quy định pháp luật.
6. Việc lấy ý kiến của chủ sở hữu có thể thông qua hình thức lấy ý kiến bằng văn bản, hoặc các hình thức khác thông qua phương tiện điện tử như điện thoại, email, các ứng dụng thông tin liên lạc, và sau đó được tổng hợp ghi nhận lại, lưu lại với các chứng cứ và bằng chứng cụ thể và rõ ràng. Trong trường hợp lấy ý kiến thông qua phương tiện điện tử, thì ưu tiên sử dụng các phương tiện điện tử mà thông điệp dữ liệu truyền qua đó có thể truy cập và sử dụng được để tham khảo khi cần thiết.
7. Các quy định pháp luật chưa được nêu tại Quy Chế này hoặc các quy định tại Quy Chế này không phù hợp quy định pháp luật thì áp dụng quy định của pháp luật hiện hành.